みなさんこんにちは!!
ネクスト・アイの吉田です。
今回はSalesforceの承認プロセスについてご説明いたします!!!
Salesforceの承認プロセスとは?
Salesforceの承認プロセスは、ビジネスのワークフローの中で重要な意思決定をシステム上で行い、効率化するためのツールです。
例えば、紙で経費申請をあげている場合は自部門の上長→経理部門の部長に承認のハンコを
もらうという流れになります。
実際に紙を回して承認を行う場合では事務所におらず時間がかかってしまったり、回っている紙を無くしてしまうといったケースが良くあります。
Salesforceの承認プロセス機能を使うことで、在宅や移動中などにSalesforceのデータを確認してすぐに承認処理が行えたり、データでの確認となるため紙を無くしてしまうということが防げるようになります。
また、複数人が絡む承認については、紙であれば並列で承認を行うことが難しいですが、システムでは同じデータをそれぞれの担当者が確認することで、スムーズに実施することが可能となります。
承認プロセスを設定することで、特定のレコード(例:商談、リードなど)が承認フローに従って進行し、適切な担当者やグループがステップごとに承認を行うことが可能になります。これにより、ハンコでの承認作業の負担が減り、業務のスピードと正確さが向上します。
承認プロセスの利点
1.プロセスのシステム化 手動での承認作業をシステム化し、効率を大幅に向上させることができます。無駄な時間を削減し業務をスムーズに進行することが可能となります。
2.リアルタイムでの進捗確認 承認の進行状況をリアルタイムで追跡することができ、どこで遅れが生じているか・止まっているかということがすぐに把握でき対応することが可能となります。
3.多段階承認の対応 複雑な承認フローでも柔軟に対応でき、複数の承認者によるステップを設定し、ビジネスルールに基づいた承認を行うことが可能となります。
4.モバイル対応 モバイルデバイスからの承認作業が可能なため、どこにいても迅速に承認作業を行うことが可能となります。
5.監査トレイルで透明性を確保 承認履歴が自動で記録するため、誰がいつ承認したかを簡単に確認でき、トラブル時に透明性を保つことが可能となります。
6.標準化されたワークフロー 承認プロセスを事前に設定することで、全員が同じ手順に従うようになります。これにより、承認の一貫性が保たれ、ミスや手順の逸脱を防ぐことが可能となります。
承認プロセスの設定方法
1.承認プロセスの作成
Salesforceの「設定」から「承認プロセス」を選択し、新しいプロセスを作成しま す。プロセスの対象となるオブジェクト(例:商談、リードなど)を選択し新規ボタンより作成いたします。
承認プロセスの名前や対象のプロセスに入る条件の設定などを行います。
2.承認ステップの定義
承認プロセスの中でどのようなステップを踏むかを設定します。各ステップで承認者を指定したり、条件に応じて対象のステップに入るかどうかの設定が可能です。
3.メール通知の設定 承認プロセスの進行に応じて、関連する担当者にメールで通知を送る設定ができます。これにより、承認待ちの状態を見逃さないようにします。
4.承認アクションの設定
承認が行われた場合や却下された場合のアクションを定義します。例えば、承認された場合にはステータスを「承認済み」に更新し、却下された場合には「却下済み」に更新する、といった設定が可能です。
5.プロセスのテストと有効化 作成した承認プロセスをテストして、期待通りに動作することを確認します。
問題がなければ、プロセスを有効化して実運用を開始します。
※1度有効化すると、ステップの追加ができなくなります。
ステップを追加する際はコピーをして別の承認プロセスを作成する必要があります。
承認プロセスの活用例
1.営業案件の承認 商談金額が一定以上の場合、営業マネージャーの承認が必要になるように設定し、リスクの高い案件をしっかり管理することができます。
2.割引申請の承認 顧客に対する割引申請を承認プロセスに組み込むことで、過剰な割引が行われないように制御できます。営業担当者が割引を申請すると、自動で承認者に通知されます。
承認プロセスの注意点
複雑すぎないようにする 承認ステップが多すぎると、プロセスが遅延する可能性があります。シンプルで必要最低限のステップに留めることが重要です。
定期的な見直し ビジネスの変化に応じて、承認プロセスも定期的に見直す必要があります。例えば、組織変更や新しいビジネスルールの導入などに伴い、承認フローを適宜更新するよう意識してください。
まとめ
Salesforceの承認プロセスは、ビジネスの意思決定を効率的かつ一貫して行うための強力なツールです。適切に設定することで、業務の効率化、透明性の向上、そしてコンプライアンスの強化が図れます。承認プロセスを活用し、組織のビジネスプロセスをさらに強化していきましょう。
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