Salesforce共有設定の設定方法・最適化ガイド
- 井上 悟
- 3月18日
- 読了時間: 4分
更新日：3月25日
こんにちは！
Salesforceを活用する上で、データの共有設定は重要な要素です。適切に設定すれば、業務効率が向上し、セキュリティの強化にもつながります。しかし、設定ミスによる情報漏洩や、逆に必要なデータにアクセスできず業務が滞るケースも少なくありません。本記事では、共有設定の基本から最適化のポイントまで、実務に役立つ内容をわかりやすく解説します。
目次
1．共有設定が重要な理由
2．Salesforceの共有設定の基礎
3．共有設定の具体的な方法
4．実務での活用例
１．共有設定が重要な理由
Salesforceの共有設定を適切に行うと、以下のようなメリットがあります。
セキュリティ強化：不要なデータ閲覧を防ぎ、機密情報を守る。
業務の透明性向上：必要な人が必要な情報にアクセスできる。
作業効率化：権限を適切に管理することで、無駄な作業を削減。
一方で、設定ミスが発生すると情報漏洩や業務の非効率化につながるため、適切な管理が求められます。
２．Salesforceの共有設定の基礎
Salesforceの共有設定に関わる レコードレベルセキュリティ について解説します
レコードレベルセキュリティ
組織の共有設定：デフォルトの共有範囲を設定。
共有ルール：特定の条件でデータ共有を許可。
手動共有：個別のレコードを手動で共有。
ロール階層：組織の役職に応じたアクセス管理。
３．共有設定の具体的な方法
組織の共有設定の設定手順
1．設定 → 共有設定 へ移動
2．各オブジェクトのデフォルト共有設定を選択（公開/非公開/参照のみ）
3．保存 して適用
共有ルールの作成
営業部門とマーケティング部門で異なるアクセス権を設定
例：「営業担当者は自分の案件のみ閲覧可、マーケティング担当者はすべて閲覧可」
手動共有の実施手順
1．レコード詳細画面で 共有ボタン をクリック
2．ユーザーまたはグループを選択
3．アクセス権限を設定し、保存
４．実務での活用例
組織の共有設定によるアクセス管理
組織のデフォルトの共有範囲を設定することで、データの基本的な公開範囲を決定できます。例えば、営業チームは「自分が所有するレコードのみ閲覧可」、管理チームは「すべてのレコードを閲覧可」に設定することで、業務の透明性とセキュリティのバランスを取ることが可能です。
共有ルールを活用した柔軟なデータ共有
特定の条件を満たすレコードを対象に、自動的にデータを共有する場合は「共有ルール」が便利です。例えば、特定の商談ステージに到達した案件をマーケティングチームと共有する設定を行えば、スムーズな連携が可能になります。また、地域ごとの支店間でデータを共有する際にも役立ちます。
手動共有によるピンポイントのアクセス制御
特定のユーザーに個別のレコードを共有する際は「手動共有」を活用できます。例えば、ある営業担当者が一時的に別の担当者に案件を引き継ぐ際に、その案件レコードを一時的に共有し、業務をスムーズに進めることが可能です。ただし、手動共有は管理の負担が増えるため、必要最小限に留めることが推奨されます。
ロール階層を活用した適切なデータアクセス管理
組織の役職ごとにアクセス権を設定する場合は、「ロール階層」を活用します。例えば、部長クラスのユーザーが自部門のデータをすべて閲覧できるようにしつつ、一般の営業担当者は自分が所有するデータのみを閲覧可能にする設定が可能です。この方法を利用することで、組織全体のデータ管理を効率化し、業務の流れをスムーズにすることができます。
まとめ
Salesforceの共有設定は、適切なルールを設けることで業務効率が向上し、情報漏洩のリスクも軽減できます。まずは組織の共有設定を見直し、必要に応じて共有ルールを設定しましょう。次のステップとして、権限セットの最適化やレポート・ダッシュボードの活用も検討すると、さらに業務改善が期待できます。
本記事を参考に、Salesforceの共有設定を見直し、チームの生産性向上につなげてください！
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