目次
入力規則とは？
入力規則のメリット
使用例
設定方法
入力規則の注意点
まとめ
1. 入力規則とは？
Salesforceの入力規則は、データの入力がバラバラになってしまう、意図しないデータが生まれてしまうことを防止し、データの質を向上させるために有効です。入力規則は、レコードの保存時に特定の条件を満たしているかをチェックし、条件を満たしていない場合はエラーメッセージを表示して保存を防ぎます。
つまり、入力規則により、データの一貫性を保ち、ビジネスプロセスの遵守を確保できます。
2. 入力規則のメリット
データの正確性向上
入力規則により、ユーザーが不正確なデータを入力することを防ぎ、データの質を保ちます。
エラーハンドリング
どの項目に正しい値を入力するのかユーザーに具体的なエラーメッセージを表示することで、入力ミスの修正をサポートし、効率的なデータ入力が可能です。
コスト削減
他システムと連携するためのデータクレンジングや手動でのエラーチェックの負担を軽減し、コスト削減に貢献します。
分析の簡素化
データが統一されるためレポートやダッシュボードで分析する際に効率的に分析することができます。
3. 使用例
条件付きで必須項目とする
取引先の「評価」項目が"HOT"の場合は「電話番号」項目を必須とする場合、「「評価」項目が"HOT"かつ電話番号が空白」という条件式で入力規則を設定し、「電話番号」項目を条件付きの必須項目とします。
日付の制約
商談の完了日が今日よりも前にならないようにするための入力規則を作成し、日付の論理的な整合性を保ちます。
数値の範囲制限
製品の数量が0未満でないことを保証する規則など、数値フィールドに対して範囲の制約を設定することができます。
4. 設定方法
①オブジェクトの選択
入力したいオブジェクト（例：取引先、リード、商談など）の画面を表示した状態で画面右上の歯車マーク（⚙）をクリックし、「オブジェクトを編集」を選択します。
※対象のオブジェクトの設定画面（オブジェクトマネージャー）に遷移します。
②入力規則の作成
左側タブの最下部にある「入力規則」を選択し、「新規」ボタンをクリックします。
③入力規則の基本設定
ルール名と条件式を入力します。
「ルール名」項目には英字で入力規則の任意の名称を入力します。
「エラー条件数式」項目に、項目の値や論理演算子を使用してエラーとさせたい条件がTRUEとなるように設定します。
※入力規則の条件式例
・「評価」項目が"HOT"の時は電話番号を必須としたい場合
AND(ISPICKVAL(Rating,"HOT"),ISBLANK(Phone))
・商談の「完了予定日」が今日以前の日付を入力できなくしたい場合
CloseDate < TODAY()
「構文を確認」ボタンにて設定した条件式の記述が誤っていないか確認することができます。
⑤エラーメッセージの設定
条件に違反した場合に表示されるエラーメッセージを設定します。
エラーメッセージは画面上部、特定の項目の右の2つの表示場所を選択することができます。
⑥保存とテスト
画面上部の「保存」ボタンを押下し、保存します。
保存後に、入力規則が正しく動作するかテストします。
5.入力規則の注意点
入力規則は手入力に限らず、データ一括投入時、フローなどの自動処理時にも実行されます。そのため、入力規則にかかるデータの投入、フローの自動処理を作成する際には注意が必要です。
過去データの移行などで一時的に入力規則を回避したい場合は、入力規則の有効化のチェックを外すことで無効化することができます。
6. まとめ
Salesforceの入力規則は、データの質を高め、業務プロセスの効率化を図るための強力なツールです。正しい入力規則の設定により、データの整合性と一貫性を確保し、ビジネスの成功に貢献します。是非、適切な入力規則を設定して、Salesforceをより活用してみてください！！
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