Salesforceの公開グループとは？用途と使うべき場面を徹底解説
- 岡本 恵子
- 2025年12月16日
- 読了時間: 7分
こんにちは。ネクスト・アイの岡本です。
今回は、Salesforceの「公開グループ」について紹介します。
「公開グループって何？」、「どんな場面で活用するの？」と疑問に思われている方も多いかもしれません。
公開グループは、Salesforceにおけるデータ共有を効率化するための機能です。特に、複数の部署やチームが連携して業務を行う際に、効果的に活用できます。
この記事では、公開グループの設定方法や基本的な使い方、どんな場面で活用できるかまで、わかりやすく解説しています。ぜひ最後まで読んでいただけると幸いです。
1.公開グループとは？
Salesforceの「公開グループ」は、ユーザーや他のグループ、ロールなどを柔軟に組み合わせて1つのグループを作成し、レコードやレポートへのアクセス権を効率的に管理するための機能です。
この機能を活用することで、特定の部署やプロジェクトチームなど、組織内のさまざまなメンバーに対して、必要な情報へのアクセス権を一括で設定・管理できます。
ロールやプロファイルとは異なり、公開グループは階層構造を持たず、ユーザーを任意に組み合わせてグループを作成することができます。これにより、柔軟なアクセス権の設定が可能となります。
また、公開グループは共有ルールやレポート・ダッシュボードのフォルダ共有、承認プロセスの承認者指定など、さまざまな場面で活用できます。
2. 公開グループの設定方法
2-1.公開グループの作成手順
クイック検索で「公開グループ」を検索し、「新規」ボタンをクリックします。
表示ラベル、グループ名を入力します。対象（グループに含めるユーザー）を選択し、「保存」ボタンをクリックすると公開グループが作成されます。
検索欄では「ユーザー」、「ロール」、「ロール＆内部下位ロール」、「公開グループ」が選択可能です。1ユーザーずつ選択することも、ロール単位や公開グループ単位で選択した後に必要なユーザーを追加することもできます。
2-2.公開グループの活用シーン
①共有ルールの設定
共有ルールとは、組織全体の共有設定で定めた基本のアクセス制限（例えば“非公開”や“参照のみ”など）を元に、特定のユーザーやグループに対して「より広いアクセス権」を与えるための設定機能です。
公開グループを共有先に指定すれば、複数のユーザーをまとめて共有対象にできるため、個別に設定する手間を省け、管理もシンプルになります。
クイック検索で「共有設定」を検索し、「共有ルール」を設定したいオブジェクトの「新規」ボタンをクリックします。表示ラベル、ルール名を入力し、共有するレコード、共有先のユーザー（※公開グループを選択）、アクセスレベルを選択し、「保存」ボタンをクリックすると共有ルールが作成されます。
②レポート・ダッシュボードの共有
レポート・ダッシュボードフォルダは共有先として公開グループを選択することができます。これにより、グループのすべてのメンバーに対してアクセス権を一括で付与することができます。
③手動共有を使用したレコードの共有
手動共有では特定のレコードを手動で他のユーザーやグループと個別に共有することができます。共有先として公開グループを選択することができ、アクセス権についても選択できます。
3.具体的な活用シーン
では、実際にどのような場面で公開グループを活用すべきか、具体的な活用シーンを見ていきましょう。
①レコード共有ルールでの一括共有
例えば、カスタマーサクセス部門のメンバーだけが特定の顧客情報にアクセスできるようにしたいとします。ユーザーごとに個別に共有設定を行うと手間がかかり、設定漏れのリスクも発生します。そこで、「カスタマーサクセスチーム」という公開グループを作成し、そのグループを取引先レコードの共有ルールに指定することで、グループ全員が自動的にアクセスできるようになります。
② 部署をまたいだプロジェクトチームの情報共有（レポート・ダッシュボード）
例えば、営業部門のAさん、マーケティング部門のBさん、開発部門のCさんが新製品の販売促進プロジェクトに取り組んでいるとします。このプロジェクトでは、各部門が作成したレポートやダッシュボードを共有する必要があります。個別にアクセス権を設定するのは手間がかかり、ミスが生じる可能性があります。そこで、Aさん、Bさん、Cさんを含む公開グループを作成し、共通のレポートフォルダー・ダッシュボードフォルダーへのアクセス権を一括で設定することで、簡単に情報共有ができます。
③承認プロセスにおける承認者の指定
Salesforceの承認プロセスでは、特定のユーザーを承認者として設定できますが、公開グループを活用することで、複数のユーザーを一括で承認者に指定することが可能になります。
具体的には、公開グループを作成し、そのグループを承認プロセスの承認者として指定する
ことで、グループ内の全メンバーが承認者となります。
例えば、営業部門のマネージャーをまとめた公開グループを作成し、そのグループを承認者として指定することもできます。これにより、個別にユーザーを指定する手間が省けます。
これらのユースケースを通じて、Salesforceの公開グループを効果的に活用することで、組織内の情報共有や業務の効率化が実現できます。
4.公開グループを使用する際の注意点
公開グループは、一括でアクセス権を管理できるとても便利な機能ですが、使用する際にはいくつかの注意が必要です。
①グループ作成のルールを決める
公開グループを多く作成しすぎると、管理が複雑になり、どのグループがどの目的で作成されたのかが不明確になる可能性があります。
これを防ぐためには、グループ名に目的や所属部門を明示する命名規則を策定し、定期的にグループの一覧を確認して不要なグループは削除または統合することが重要です。
②適切なアクセス権の設定
公開グループを使用する際には、セキュリティと運用効率を考慮したアクセス権の設定が求められます。
ユーザーには業務に必要な最小限のアクセス権のみを付与することで、不要な情報へのアクセスを制限します。
次に、各グループに対して「表示のみ」や「編集可能」など、適切なアクセスレベルを設定し、情報漏洩や誤操作のリスクを低減させることが重要です。
これらの設定により、組織内でのデータの安全性と運用効率を向上させることができます。
③パフォーマンスの影響を考慮する
公開グループの運用においては、システムのパフォーマンスへの影響を考慮することが重要です。
グループのメンバー数が10,000人を超える場合、メンバー更新の際にシステムのパフォーマンスが低下したり、グループメンバーが削除される可能性があります。これを防ぐためには、グループサイズを適正化し、必要に応じて大規模なグループを複数の小規模なグループに分割することが推奨されます。
また、公開グループの「階層を使用したアクセス許可」設定にも注意が必要です。この設定が有効になっていると、グループのメンバーだけでなく、メンバーの上位階層のユーザーにもアクセス権が付与されます。
不要なユーザーにアクセス権が付与されないよう、設定を確認し、必要に応じて無効化することが推奨されます。
まとめ
今回は、Salesforceの公開グループについてご紹介しました。
公開グループは適切に活用することで、チームや部門でのデータ共有が簡単にでき、業務の効率アップも期待できます。使いこなすことができればとても便利な機能です。
ぜひ、活用していただければと思います。
この記事がSalesforceで公開グループの活用を検討している方にとって、少しでも参考になれば幸いです。
最後までご愛読いただきありがとうございました。
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