1.データインポートウィザードって何？
2.データインポートウィザードの使い方
3.データインポートウィザードの注意点
データインポートウィザードって何？
データインポートウィザードとは、「取引先」「取引先責任者」「リード」「ソリューション」「キャンペーンメンバー」「個人取引先」などの多くの標準 Salesforce オブジェクトのデータを一括でインポートできるSalesforceの標準機能です！また、カスタムオブジェクトのデータもインポートすることが可能です。データインポートウィザードで一度にインポートできるレコードの最大数は50,000件です。
データインポートウィザードは「システム管理者」「標準ユーザ」ともに使用できるのも特徴の1つです。
では、実際にデータインポートウィザードの使い方を説明していこうと思います。
データインポートウィザードの使い方
それでは実際に一連の流れをご説明させていただきます。
今回はテストですので、テスト用に用意した以下の取引先テスト.CSVを使用します。皆様は取込に使用するCSVをご準備ください。
※後程作業の中で出てくる一致条件の説明も兼ねて同一名の取引先を用意していますが、実際は取引先の重複は避けたほうが良いです。
一連の流れは以下のようになります。
1.データインポートウィザードの起動
2.データの選択
3.対応する項目の選択
4.内容を確認し、インポートを開始
1.データインポートウィザードの起動
[右上の歯車マーク]→[設定]→[クイック検索]ボックスに[データインポートウィザード]と入力し、選択します。
[データインポートウィザード]を選択すると、以下の画面に遷移します。
遷移したら赤枠の[ウィザードを起動する]をクリックします。
2.データの選択
起動したら対象のオブジェクトの選択を行います。
今回は取引先と取引先責任者と選択します。
次にレコードの処理方法の選択を行います。
今回は新規追加を行うので「新規レコードを追加」を選択します。
※一致条件は初期値ではなしになっています。ここで名前と部門を選択している理由は
先程使用しているcsvの紹介の際に同一の取引先を2つ用意しましたが、その場合取引先の一致条件なしになっていると同一の取引先であっても2つのレコードが作成されてしまいます。反対に取引先の一致条件を名前と部門に設定していると同一の取引先があった場合、1つのレコードのみ作成されるようになっています。
※[ワークフロールールおよびプロセスを適用しますか？]の欄にチェックが入っていない状態ですと、今回の場合は取引先作成時に自動処理されるフローが有効化されていたとしても
フローの処理が適用されないため、適用したいフローがある場合はチェックを付ける必要があります。
弊社ブログでフローの紹介もしております！フローの紹介はこちらから
次にインポートするcsvファイルを添付します。
3.対応する項目の選択
データインポートウィザードの機能で、外部データの項目とSalesforceの項目が自動で対応付けされますが、一部自動で対応付けされていない項目は手動で対応付けを行う必要があります。
※自動で対応付けするためにはcsvヘッダーとSalesforceの項目名が完全一致している必要があります。
例)csvヘッダー：「取引先」Salesforce項目名：「取引先名」→自動で対応付け✕
csvヘッダー：「取引先名」Salesforce項目名：「取引先名」→自動で対応付け○
対応付けの手順
1.対応付けをクリック
2.Salesforce側の項目の選択
3.対応付けをクリック
以上で対応付け完了です。
全ての項目の対応付けが完了したことを確認して[次へ]をクリックします。
4.内容を確認し、インポートを開始
最後に内容を確認し、[インポート開始]をクリックします。これで自動で処理が行われ作業完了です。
最後にインポートの結果が表示されます。
今回はエラーもなく無事に取り込むことが出来ました！
取込完了後はメールでも通知されるので、そちらも併せてご確認いただければと思います。
※今回は取引先の一致条件を指定していたので、csvには8件ありましたが、同一の取引先が存在していたので7件レコードが作成されました！
3.データインポートウィザードの注意点
非常に便利な機能ではありますが、データに不備があったりするとインポートできず
予想より時間がかかってしまうこともあります...以下記載してある点は忘れてしまうこともあるので注意してください。
データの重複がないか確認しておく。
インポートに使用するcsvファイルに重複が存在していないかなどを事前に確認しておくと
エラーが少なくなります。
外部データの項目とSalesforceの項目の一致を確認する。
先程も説明したようにデータインポートウィザードの機能で外部データの項目とSalesforceの項目が自動で対応付けされますが、うっかり対応付けされていない項目を対応付けするのを忘れて進んでしまったり、誤った項目を対応させてしまったりといったが起きる可能性があります。次に進む前に対応付けが正確に行われているか確認しましょう。
一度にインポートするレコードに注意！
データインポートウィザードは、一度に最大50,000件のレコードをインポートすることが出来ます。しかし、レコードの件数が多いほど処理に負荷がかかり、組織に影響が出る可能性があります。
大量のデータをインポートする際は、Salesforceの利用頻度の少ない時間に行うようにしましょう。
ここまでご覧いただきありがとうございます。今回はデータインポートウィザードについてと使い方について解説いたしました。
データインポートウィザードはシステム管理者だけでなく、標準ユーザでも利用できますので今回の記事が多くのユーザの参考になれば幸いです。
これからも皆様に役立つ情報を発信していきたいと思いますので、他の記事も閲覧していただけると嬉しいです。